Hilfe mein Outlook läuft über!

Viele kennen es nur allzu gut: Das Outlook-Postfach quillt über, aber eigentlich weiß man gar nicht so recht, ob man die Flut an gehorteten E-Mails jemals noch brauchen wird.

Die Gründe für den Verbleib von E-Mails im Postfach oder Papierkorb sind verschieden. Viele Outlook-User heben E-Mails aus Dokumentationsgründen auf, um irgendwann mal irgendwas nachweisen zu können. Doch muss das wirklich sein? Müssen diese E-Mails wirklich dazu beitragen, dass das Postfach zu einer Rumpelkammer verkommt? Die Antwort lautet: Das muss nicht sein!

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Mittlerweile gibt es viel sinnvollere Alternativen. Eine Alternative möchte ich euch im Folgenden einmal vorstellen und die nennt sich E-Mail Archivierung. Es existieren viele Methoden, wie sich E-Mails archivieren lassen, doch es gibt einen Weg der besonders für Unternehmen interessant sein dürfte: die rechtskonforme E-Mail-Archivierung durch externe Unternehmen. Der Vorteil daran? Das Unternehmen bzw. die IT-Beauftragten müssen sich nicht mehr um dieses komplexe Thema kümmern und können sich voll und ganz auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren. Die voll gemangeten Lösungen der Anbieter sind oft so umfangreich, dass man sich im Prinzip entspannt zurück lehnen kann. Die Voraussetzung, um die komfortablen Services zu nutzen, sind natürlich gewisse finanzielle Mitte, denn – das weiß jeder – ohne Moos ist nichts los. Ein weiterer Pluspunkt ist definitiv, dass durch die Übergabe an einen externen Experten alle Gesetzesgrundlagen gewahrt werden, da in diesem Bereich mittlerweile sensible Vorschriften gelten. So ist es zum Beispiel sogar Pflicht (!) für ein Unternehmen gewisse Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, zu archivieren.

Es ist also tatsächlich sinnvoll sich als Unternehmen einmal mehr über eine sinnvolle und gesetzeskonforme Archivierung Gedanken zu machen.